• Cuanto cuesta una reunión

       Las reuniones son una de las tareas más costosas que tiene cualquier organización (junto con los atascos) y quizá nunca ha reparado en ello, por ese motivo le propongo que mida el coste de su última reunión con el fin de que tome conciencia del precio que pagó su empresa por ella y de si le interesa aumentar el ROI que obtuvo.



        Para ello disponga de un listado de asistentes y calcule el precio por hora de trabajo de cada uno de ellos, súmelo y multiplíquelo por el número de horas que duró. A la cifra resultante que ya será interesante, súmele el coste de la sala y los auxiliares que haya utilizado, así como cualquier otro extra (comidas, viajes, etc).


    "Las reuniones son uno de los agujeros negros de una organización"



       Las reuniones son uno de los mejores espejos donde puede observar el funcionamiento interno de su empresa, sus procesos, su estructura y la cultura; todos ellos son factores que, sin duda, tienen mucho que decir en el éxito o fracaso de la misma respecto a la consecución de sus objetivos y todos ellos quedan reflejados en cada una de ellas.

       Los directivos generalmente utilizan las reuniones como meras herramientas de seguimiento y se olvidan de observar un poco más allá con el fín de localizar los puntos ciegos que esconden las claves del incorrecto funcionamiento de la organización o de alguno de sus departamentos.



       En esta entrada del blog me gustaría compartir con algunas pinceladas las que considero son las prácticas a evitar en una reunión si queremos que esta sea útil.

    • No prever por anticipado y al arrancar el año, el calendario de reuniones, así como sus objetivos, duración y cadencia.
    • No convocar eficientemente a los asistentes, esto significa no anticipar con el suficiente no solo el momento de la reunión, sino tampoco el objetivo de la misma, el papel a desempeñar por parte de cada participante y el lugar de la misma.
    • No tener y compartir previamente a la reunión, el programa previsto para la misma
    • No elegir el lugar y la hora prevista para evitar ausencias e interrupciones durante la misma.
    • No velar por el cumplimiento de las normas que han de ser de obligado cumplimiento para todos los asistentes independientemente de su rango en la organización y que deben indicar aspectos como la puntualidad, el respeto de turnos, la ausencia de móviles u ordenadores que no sean estrictamente necesarios para el objeto de la reunión, la participación y la escucha activa.
    • No elaborar un informe de convocatoria, apuntes y seguimiento hasta su conclusión y durante el trabajo que surja de la misma incluyendo plazos y responsables, así como las necesidades derivadas de los mismos.
    • No hacer reuniones visuales, es decir que animen a la participación y que faciliten la opinión libre aún cuando esta sea disonante con el parecer general.
    • No convocar a la siguiente reunión de seguimiento de procesos antes de la finalización de la misma.

       Esta lista no pretende ser exhaustiva, aunque si refleja algunos de los errores más comunes en cualquier organización desestructurada, y sencillamente proponiendo y actuando sobre los mismos ya estará dando pasos para la resolución de los problemas del día a día.

        Es muy conveniente nombrar a un moderador de la misma que debe ser una persona diferente en cada reunión y que actuará de facilitador de la misma para evitar desenfoques sobre el asunto y que ayudará a concentrar esfuerzos en pos de los objetivos previstos.

        En cuanto a la sala debe ser lo suficientemente amplia y con la dotación necesaria para evitar interrupciones, aunque las últimas tendencias en el mundo de la reunión son sorprendentes y buscan hacerlas más cortas y efectivas.

    - Salas sin sillas.
    - Salas con pizarras blancas y post-it para trabajar colaborativamente.
    - Salas externas a la organización.
    - Salas disponibles por tiempo limitado para ajustar los tiempos.

       También es cada vez más común la contratación de coaches para la asistencia y facilitación de la reunión, como un agente externo que interrumpe en momentos predefinidos de la misma con el fin de provocar con reflexiones y preguntas.

       A medida del coste de las reuniones estás debe ser programadas para sacar de ellas el máximo rendimiento a todos los niveles, de esta forma estaremos garantizando un correcto uso de los recursos y daremos los primeros pasos hacia un cambio de cultura en el que el respeto, la participación y la efectividad sean una prioridad organizacional.

       

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